A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um arquivo XML assinado digitalmente, emitido e armazenado eletronicamente com objetivo de oficializar as operações de circulação de mercadoria.
Apesar da Secretaria da Fazenda receber e armazenar a NF-e no momento da sua autorização de uso, a responsabilidade da guarda dos arquivos XML das NF-e é dos contribuintes.
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
O destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
Fonte: www.nfe.fazenda.gov.br
